- Mfq÷-fku÷us{kt {wÏÞ rð»kÞku Ãkh VkufMk nkuÞ Au yux÷u çkeò ½ýk {n¥ðLkk rð»kÞku çkkswyu hne òÞ Au

- ík{u ík{khe çkÄe s VkRÕMk ðLkzÙkRð fu økqøk÷ zÙkRð{kt Mxkuh fhþku íkku íkuLku øk{u íÞktÚke, øk{u íÞkhu yuõMkuMk fhðkLkwt Mknu÷wt çkLkþu - Ãkhtíkw íku{kt Ãký ÞkuøÞ VkuÕzh MxÙõ[h økkuXððwt yrLkðkÞo Au.

માની લઈએ કે આ વર્ષે તમે કોલેજમાં પહોંચ્યા છો. નવા સમય મુજબ તમે લેપટોપ પણ ખરીદ્યું છે અને કોલેજનાં લેક્ચર્સની ઘણી નોટ્સ કે કોઈ એસાઇન્મેન્ટની ફાઇલ્સ તમે લેપટોપમાં સ્ટોર કરી છે. આમ તો તમે સ્માર્ટ છો એટલે તમારી બધી ફાઇલ ગૂગલ ડ્રાઇવ, વન ડ્રાઇવ કે ડ્રોપબોક્સ જેવી કોઈ ક્લાઉડ સ્ટોરેજ સર્વિસમાં સ્ટોર કરો છો, પણ ધારી લઈએ કે એક એસાઇન્મેન્ટની એક ફાઇલ તમારા લેપટોપમાં લોકલી જ સ્ટોર થયેલી છે. તમારે એ ફાઇલ કોલેજમાં જોઈએ છે. શું કરશો?

મમ્મીને ફોન કરીને કહેવું પડશે કે એ પેલી ફાઇલ તમને મેઇલ કરે. મમ્મી તમને જોઇતી ફાઇલ્સ મેઇલ કરી શકે એટલી ટેકસેવી છે એવું પણ ધારી લઇએ.

સવાલ એ છે કે તમે ફોન પર મમ્મીને તમારે જોઇતી ફાઇલ સુધી પહોંચાડી શકશો? તમે તમારા લેપટોપમાં તમારા કામકાજની ફાઇલ્સ અને ફોલ્ડરનું સ્ટ્રકચર યોગ્ય રીતે ઓર્ગેનાઇઝ્ડ રાખો છો?

જવાબ કદાચ ના હશે. આપણી સ્કૂલ-કોલેજમાં ઘણી બધી બાબતો શીખવવામાં આવતી નથી. એવી એક મહત્ત્વની બાબત છે ડિજિટલ ફાઇલ્સનું મેનેજમેન્ટ. ઓફિસનાં કાગળિયાં ધરાવતી અસલી ફાઇલ્સની સરખામણીમાં ડિજિટલ ફાઇલ્સનું મેનેજમેન્ટ વધુ જરૂરી છે કેમ કે વાસ્તવિક ફાઇલ્સની સરખામણીમાં ડિજિટલ ફાઇલ્સનું પ્રમાણ તેજ ગતિએ વધતું હોય છે. એ સંજોગમાં આપણું કામકાજ સરળ રીતે કોઈ પ્રકારના તણાવ વિના ચાલતું રહે એ માટે ફાઇલ્સને યોગ્ય રીતે સ્ટોર અને મેનેજ કરવી બહુ જરૂરી છે.

જો આપણે પહેલેથી ચોક્કસ રીતે વિચારીને પોતાની ફાઇલ્સ અને ફોલ્ડરનું એક યોગ્ય સ્ટ્રકચર તૈયાર કરી લઈએ અને નિયમિત રીતે તેને ફોલો કરીએ તો આપણો બધો સમય વધુ મહત્ત્વના કામમાં ફાળવી શકીશું - ફાઇલ્સ શોધવામાં નહીં. તમે હજી સ્કૂલમાં હો, કોલેજમાં હો કે ઓફિસમાં પહોંચી ગયા હો, આ બેઝિક્સ જાણી લેશો તો આખી કરિયરમાં કામ લાગશે!

VkRÕMk, VkuÕzh fuðe heíku ykuøkuoLkkRÍ fhkÞ?

આજના સમયમાં ડિજિટલ ફાઇલ્સના સ્માર્ટ મેનેજમેન્ટનો અનિવાર્ય રસ્તો છે ક્લાઉડ સ્ટોરેજ. તમારી પાસે લેપટોપ હશે તો ક્લાઉડ સ્ટોરેજ તો હશે જ. એ સ્થિતિમાં તમારી બધી જ ફાઇલ્સ બંને ડિવાઇસમાં સિન્ક્ડ અને અવેલેબલ રાખી શકાય (જોઈએ તો બધું ક્લાઉડમાં રહે, જરૂર પડે ત્યારે જ જે તે ડિવાઇસમાં ડાઉનલોડ થાય એવું પણ કરી શકાય). કોલેજની દૃષ્ટિએ તમારી માટે ગૂગલ ડ્રાઇવ કે વનડ્રાઇવ પૂરતાં થઈ રહે (નાની કંપની કે ટીમ હોય તો બીજા વિકલ્પો જોવા પડે, જેમાં સિન્કિંગ ફાસ્ટ હોય). ક્લાઉડ સ્ટોરેજ નક્કી થયા પછી આગળ વધીએ, ફોલ્ડર અને ફાઇલ્સના યોગ્ય ઓર્ગેનાઇઝેશન તરફ...

યોગ્ય ફોલ્ડર સ્ટ્રકચર

એક વાર થોડો સમય કાઢીને તમને ઉપયોગી થાય તેવું ફોલ્ડર સ્ટ્રકચર નક્કી કરી લો. દરેક વ્યક્તિની જરૂર અલગ અલગ હોય, પણ બાજુની કોલમમાં કેટલાંક ઉદાહરણ આપ્યાં છે. જરૂર હોય તો અત્યાર સુધી જમા થયેલાં બધાં ફોલ્ડર્સ અને ફાઇલ્સને જેમનાં તેમ જાળવી રાખીને એક નવું મેઇન ફોલ્ડર તૈયાર કરો અને તેમાં તમે પસંદ કરેલી નવી પદ્ધતિ મુજબ ફોલ્ડર બનાવતા જાઓ. તેમાં જૂના ફોલ્ડર્સ/ફાઇલ્સમાંથી જોઈતી બાબતો કટ કરીને આ નવા સ્ટ્રકચરમાં પેસ્ટ કરતા જાઓ. યાદ રાખશો કે તમારું ફોલ્ડર સ્ટ્રકચર નક્કી કરવામાં ભલે થોડો સમય જાય પરંત એક વાર નક્કી કર્યા પછી તેને વળગી રહેવામાં ફાયદો છે. બધું એક સાથે કરવાનો પ્રયાસ પણ ન કરશો, ફોકસ્ડ રહીને એક એક સબ્જેક્ટ, ટોપિક (કે ક્લાયન્ટ)ને હાથ પર લઈ તેની ફાઇલ્સ ઓર્ગેનાઇઝ કરો.

એક સરખી રીતે ફાઇલ/ફોલ્ડરનું નામકરણ

જોઇતી ફાઇલ્સ સુધી ફટાફટ પહોંચનો એક સૌથી સચોટ ઉપાય એક સરખી રીતે ફાઇલ કે ફોલ્ડરના નામ આપવાનો છે. ફરી, દરેક વ્યક્તિની જરૂરિયાત જુદી જુદી હોય, પરંતુ તમને સૌથી વધુ અનુકૂળ આવે એવું ફાઇલ નામ સ્ટ્રકચર નક્કી કર્યા પછી સતત તેને ફોલો કરો.

જેમ કે વિદ્યાર્થી હો તો દરેક ફાઇલને આ રીતે નામ આપી શકાયઃ Subject_Topic_Work_Date. ઓફિસ માટે તમારી કોઈ પણ ફાઇલને આ રીતે નામ આપી શકાયઃ Client_Project_Work_Date

આપણી ફાઇલ આપણે બીજી વ્યક્તિને શેર કરી રહ્યા હોઇએ ત્યારે પણ ફાઇલને આ રીતે સ્પષ્ટ નામ આપ્યું હોય તો એમને પણ ફાઇલમાં શું છે એ સમજવું બહુ સહેલું બની જાય.

ફાઇલમાં દરેક મહત્ત્વના શબ્દને અલગ પાડવા માટે અન્ડરસ્કોર કે ડેશનો ઉપયોગ કરી શકાય. બે શબ્દો સાથે સાથે લખીએ તો તેના પહેલા લેટરને કેપિટલ કરી શકાય.  તારીખ લખવા માટે હંમેશા એક જ ફોર્મેટને ફોલો કરીએ જેમ કે 28062023.

તમે ઇચ્છો તો દરેક ફાઇલને ચોક્કસ ક્રમ આપવા માટે તેના નામની શરૂઆતમાં નંબર લખી શકાય. નંબર આપતી વખતે એ ધ્યાનમાં લેશો કે જો જે તે ફોલ્ડર્સમાં ફાઇલ્સની સંખ્યા ૧૦થી વધુ થવાની શક્યતા હોય તો એક, બે, ત્રણ એવા નંબર આપવાને બદલે ૦૧, ૦૨, ૦૩ એ રીતે નંબર આપો. બાકી એક પછી સીધી ૧૧ નંબરની ફાઇલ દેખાશે અને પછી ૨ નંબરની ફાઇલ દેખાશે! એ જ રીતે ફાઇલ્સની સંખ્યા ૧૦૦થી વધવાની શક્યતા હોય તો ક્રમની પહેલાં બે ઝીરોનો ઉપયોગ કરવો જરૂરી બનશે. તમારે માટે સૌથી મહત્ત્વની ફાઇલ્સ સૌથી ઉપર દેખાય એ માટે તેના નામની આગળ ઝીરો કે ડબલ એ કે ટ્રીપલ એ ઉમેરી શકાય. જોકે એ પણ યાદ રાખવા જેવું છે કે ઘણા કમ્પ્યૂટર પ્રોગ્રામમાં બહુ લાંબાં ફાઇલનેમ રાખી શકાતા નથી. ફાઇલનેમ ટૂંકા રાખવા પણ જરૂરી છે.

બિનજરૂરી ફાઇલ્સ ડિલીટ કરતા રહીએ

સારું ફોલ્ડર/ફાઇલ મેનેજમેન્ટ એ કહેવાય, જેમાં માત્ર મહત્ત્વની ફાઇલ્સ સચવાયેલી હોય.

એ માટે આપણે પોતાની ફાઇલ્સ પર નિયમિત રીતે નજર ફેરવતા રહેવું પડે અને હવે બિનજરૂરી બનેલી ફાઇલ્સ ડીલિટ કરવી પડે. એવું પણ બને કે અમુક ફાઇલ્સ પર જે તે સમયે કામ કરવાનું ન હોય પરંતુ એ સાવ બિનજરૂરી પણ ન હોય. એવા સંજોગમાં એ ફાઇલ્સ જેમાં હોય તેવા મેઇન ફોલ્ડરમાં ‘એકસ્ટ્રા’ કે ‘અધર’ અથવા ‘ચેક એન્ડ ડિલીટ’ જેવું કોઈ નામ આપીને ફોલ્ડર બનાવીને એ ફાઇલ તેમાં ટ્રાન્સફર કરી શકાય.

ફાઇલ ક્રિએટ કરીએ ત્યારે જ યોગ્ય રીતે ગોઠવીએ

 ઘણા બધા લોકોને એવી આદત હોય છે કે તેઓ પોતાના કામકાજની ફાઇલ જ્યારે સેવ કરે ત્યારે પહેલે ધડાકે ડેસ્કટોપ પર સેવ કરતા હોય છે અને પછી સમય મળે ત્યારે તેને ઓર્ગેનાઇઝ્ડ કરવાનો પ્રયાસ કરે!

ખરેખર આપણને એવો સમય ક્યારેય મળતો હોતો નથી!

આથી આપણને અનુકૂળ એવું કોઈ એક ચોક્કસ પ્રકારનું ફોલ્ડર સ્ટ્રકચર નક્કી કરી લઈએ એ પછી મેઇલમાં આવેલી કોઈ ફાઇલ ડાઉનલોડ કરીએ કે પછી આપણે પોતે નવી ફાઇલ ક્રિએટ કરીએ એ જ સમયે તેને આપણે નક્કી કર્યા મુજબના ફોર્મેટમાં જ નામ આપીએ અને આપણે નક્કી કરેલા ફોર્મેટમાં યોગ્ય ફોલ્ડરમાં જ સેવ કરવાની ટેવ રાખીએ તો બધું કામ ઘણું સહેલું બની જાય.

VkuÕzh MxÙõ[hLkkt WËknhý 

Þh, Mkçsuõx fu õ÷kÞLx

આપણા કામકાજની બધી ફાઇલ્સને ફક્ત યર અથવા સબ્જેક્ટ/ક્લાયન્ટ મુજબ સ્ટોર કરીએ એવું પણ કરી શકાય. એ માટે મેઇન ફોલ્ડરમાં દરેક સબ્જેક્ટના નામ મુજબ ફોલ્ડર બને અને એ દરેક ફોલ્ડરમાં જે તે સબ્જેક્ટના નામ સાથે વર્ષ ઉમેરીને નવાં ફોલ્ડર બનતા જાય એવી વ્યવસ્થા કરી શકાય. એ રીતે દરેક ફાઇલ શોધવી એકદમ સહેલી બની જાય.

«kusuõx, Mkçk«kusuõx fu Mkçsuõx, xkurÃkf

તમે ઓફિસ એક્ઝિક્યુટીવ હો તો ફાઇલ્સને પ્રોજેક્ટ અનુસાર ગોઠવી શકાય. સ્ટુડન્ટ હો તો ધોરણ અથવા વિષય અનુસાર ગોઠવી શકાય. ઓફિસની વાત કરીએ તો જો તમે અલગ અલગ ઘણા બધા પ્રોજેક્ટ પર કામ કરતા હો તો દરેક પ્રોજેક્ટ માટે એક એક ટોપ લેવલ ફોલ્ડર બનાવી શકાય. એ જ રીતે અલગ અલગ પ્રકારના પ્રોજેક્ટ પર કામ કરતા હો તો પ્રોજેક્ટ અનુસાર પણ ટોપ લેવલ ફોલ્ડર બનાવી શકાય. દરેક ટોપ લેવલ ફોલ્ડરની અંદર નિશ્ચિત વર્ષ કે મહિનાના સબ ફોલ્ડર બનાવી શકાય. મહત્ત્વની વાત, ફક્ત એક ચોક્કસ ફોલ્ડર સ્ટ્રક્ચર બનાવવાની અને તેને નિયમિત ફોલો કરવાની છે.

ð‹føk, VkRLk÷ yLku ykfkoEð

એક રીતે જુઓ તો આ પ્રકારનું ફોલ્ડર સ્ટ્રકચર જાપાનીઝ ‘કાનબાન’ મેથડને ફોલો કરે છે. કાનબાન પદ્ધતિમાં એક મોટા બોર્ડ પર ત્રણ ઊભી કોલમ બનાવીને પહેલી કોલમમાં કરવાનાં કામ, બીજી કોલમમાં પ્રગતિમાં હોય તેવાં કામ અને ત્રીજી કોલમમાં પૂરાં થઈ ગયેલાં કામ લખવામાં આવે છે. એ અનુસાર આપણા ફોલ્ડર સ્ટ્રકચરને પણ વર્કિંગ, ફાઇનલ અને આર્કાઇવ એવા ત્રણ ફોલ્ડરમાં વિભાજિત કરી શકાય. વર્કિંગ ફોલ્ડરમાં જેમાં હજી કામ ચાલી રહ્યું હોય તેવી ફાઇલ્સ સ્ટોર થાય. ફાઇનલ ફોલ્ડરમાં કામ પૂરું થઈ ગયું હોય અને ફાઇનલ એકશન માટે તૈયાર હોય તેવી ફાઇલ્સ રાખવામાં આવે. આર્કાઇવ ફોલ્ડરમાં કામ બધી રીતે પૂરું થઈ ગયા પછી માત્ર ભવિષ્યના ઉપયોગ માટે જાળવવી જરૂરી હોય તેવી ફાઇલ્સ સાચવી શકાય. આપણે ક્લાઉડમાં કે એકસ્ટ્રા હાર્ડ ડિસ્કમાં ફાઇનલ બેકઅપ લેતા હોઇએ તો માત્ર આર્કાઇવ ફોલ્ડરમાંની ફાઇલ્સનો બેકઅપ લઇએ તેવું પણ ગોઠવી શકાય.



from Science technology News - Gujarat Samachar : World's Leading Gujarati Newspaper https://ift.tt/t2VQGwC